Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Komitésekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig og organisert komitésekretær som kan håndtere administrative oppgaver knyttet til komiteers arbeid. Som komitésekretær vil du være en sentral støttefunksjon for komiteens medlemmer, og sikre effektiv kommunikasjon, møteplanlegging, protokollføring og oppfølging av vedtak. Du vil jobbe tett med ledelsen og andre interessenter for å sikre at komiteens arbeid gjennomføres i henhold til fastsatte retningslinjer og tidsfrister. Stillingen krever god forståelse for administrative prosesser, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig, samt gode kommunikasjonsevner både skriftlig og muntlig. Du vil også være ansvarlig for arkivering og dokumenthåndtering, samt koordinering av møter og arrangementer. Vi ser etter en person som er proaktiv, nøyaktig og har god samarbeidsevne, samt evne til å arbeide selvstendig. Erfaring med bruk av digitale verktøy for administrasjon og kommunikasjon er en fordel. Hvis du ønsker å bidra til effektiv drift av komiteer og trives i en rolle med varierte oppgaver, oppfordrer vi deg til å søke.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlegge og koordinere komitémøter.
- Føre protokoll og dokumentere møtereferater.
- Sikre at alle medlemmer får nødvendig informasjon i tide.
- Arkivere og oppbevare komitédokumenter på en sikker måte.
- Følge opp vedtak og sørge for at oppgaver blir utført.
- Kommunisere med interne og eksterne interessenter.
- Administrere kalender og møteinnkallinger.
- Forberede rapporter og presentasjoner ved behov.
- Håndtere korrespondanse relatert til komitéarbeidet.
- Bidra til kontinuerlig forbedring av administrative rutiner.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbeid, gjerne i lignende rolle.
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk.
- God organisasjonsevne og strukturert arbeidsform.
- Beherske digitale verktøy som e-post, kalender og dokumenthåndtering.
- Evne til å arbeide selvstendig og ta initiativ.
- Nøyaktighet og pålitelighet i utførelsen av oppgaver.
- Fleksibilitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.
- God samarbeidsevne og serviceinnstilling.
- Kjennskap til offentlig forvaltning er en fordel.
- Utdanning innen administrasjon eller tilsvarende er ønskelig.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du tidsfrister og flere oppgaver samtidig?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har forbedret administrative rutiner?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i dokumentasjon og protokollføring?
- Hvilke digitale verktøy har du erfaring med i administrativt arbeid?
- Hvordan håndterer du kommunikasjon med ulike interessenter?
- Hva motiverer deg i en sekretærrolle?
- Hvordan organiserer du møter og følger opp vedtak?
- Kan du beskrive en utfordring du har møtt i administrativt arbeid og hvordan du løste den?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange pågående?
- Hva mener du er viktig for å være en god komitésekretær?
